Co znamená rozdělit si úkoly

Rozdělit si úkoly znamená podělit se o práci s druhými místo toho, aby se jeden člen týmu snažil všechno zvládnout sám.

Spravedlivé rozdělení úkolů je důležitou součástí vedení týmu, protože umožňuje pracovat efektivně. Každý se zapojí a má svou roli. Je to užitečné zejména z těchto důvodů:

• Umožňuje v co nejvyšší míře využít silné stránky a dovednosti každého člena týmu.
• Zajišťuje, abychom úkoly dokončili včas, aniž by příliš zahltily jednoho člověka.
• Umožňuje soustředit se na vedení a podporu týmu, protože úkoly jsou rozděleny mezi všechny členy. 
• Podporuje týmovou práci a sdílenou odpovědnost.

Pokud například skupina lidí plánuje společenskou akci, jeden může plánovat časový harmonogram, druhý zajišťovat zásoby a třetí se starat o organizaci aktivit. Ani jeden z organizátorů tak nebude přetížen a akce bude mít větší šanci na úspěch.

Proč je důležité spravedlivě si rozdělit úkoly

Přestože nám může připadat, že rozdělení úkolů je spravedlivé, ostatní to mohou vnímat odlišně. To, jak lidé hodnotí férovost rozdělení práce, ovlivňuje jejich motivaci, spolupráci i vzájemnou důvěru.

Pokud věří, že jsou úkoly rozděleny spravedlivě:

• je pravděpodobnější, že si udrží motivaci a zápal pro věc
• cítí, že je jejich práce uznávána a oceňována
• jsou ochotnější spolupracovat a vzájemně se podporovat

Mají-li naopak pocit, že jsou úkoly rozděleny nespravedlivě:

• mohou cítit frustraci nebo nedocenění
• mohou odvést méně práce nebo vynaložit méně úsilí
• mohou ztratit důvěru v toho, kdo měl odpovědnost za rozdělení úkolů

Dostává-li například jeden člověk vždy ty nejjednodušší úkoly a jiný ty nejtěžší, může tým cítit, že systém rozdělování není nastaven spravedlivě. Pokud je pro to opodstatnění, jistě pomůže jej ostatním vysvětlit.

Jak spravedlivě rozdělit úkoly

Aby bylo rozdělování spravedlivé, pomáhá jasně vysvětlit, jakým způsobem jsou úkoly rozdělovány, a je-li to možné, zapojit do tohoto procesu všechny členy týmu.

• Zvažte, jaké mají druzí silné stránky a zkušenosti: Úkoly nabízejte těm, kteří je zvládnou nejlépe. Zároveň ale vytvářejte ostatním příležitosti naučit se novým dovednostem.
• Rozdělujte práci vyváženě: Zajistěte, aby nikdo nebyl přetížený ani nedostával příliš málo úkolů. Jsou-li některé úkoly náročnější než jiné, snažte se je průběžně střídat mezi všechny členy týmu. 
• Buďte otevření při rozhodování: Vysvětlete, proč jsou úkoly rozdělovány určitým způsobem, aby tomu celý tým rozuměl. Je-li to možné, požádejte druhé o jejich názor a zpětnou vazbu, předtím než se práce rozdělí.
• Sledujte průběh a buďte flexibilní: Pokud se někdo potýká s nějakým úkolem, zjistěte, zda lze nějak pomoci. Dostává-li někdo opakovaně lehčí či náročnější úkoly, zvažte možné změny při rozdělování úkolů.

Pokud například tým pracuje na kreativním projektu, někteří členové se sami rádi přihlásí o plánování, zatímco jiní se přirozeně zaměří na kreativní návrhy nebo technické úkoly. Aby byla práce rozdělena spravedlivě a všichni si udrželi motivaci, je důležité průběžně ověřovat, zda jsou všichni se svými úkoly spokojení, a případně provést úpravy.

Rozdělíte-li úkoly spravedlivě a všichni zúčastnění to tak budou i vnímat, posílíte týmovou práci a vzájemnou důvěru. Každému členovi týmu se pak bude pracovat snáze a práce bude efektivnější.